Organiser un salon virtuel interactif
Organiser un salon virtuel interactif, c’est réunir dans un même lieu un nombre d’exposants et de visiteurs infinis virtuellement. Ce type de salon attire un public connecté sur monde entier sans aucun déplacement de leur part. C’est un net avantage pour la planète mais également pour votre événement. Les derniers événements qui ont secoué la planète ont forcé toutes les entreprises à revoir leur organisation événementielle.
Comme nous l’avons déjà présenté les événements d’entreprise (conférences, séminaires, etc.) passent au digital. Ce ne sont pas les seuls événements qui se réinventent et se transforment, les salons suivent également le même chemin.
Comment organiser un salon virtuel ?
Les salons virtuels s’organisent comme les salons physiques. Ils rassemblent un certain nombre d’exposants au sein d’un espace, dans ce cas virtuel et des visiteurs. Ces derniers viennent de partout en France mais surtout du monde entier.
Les exposants réservent un emplacement sur le salon, cet emplacement est caractérisé par un stand créé sur mesure à l’image de l’entreprise. Le stand portera les couleurs de l’entreprise, et peut également proposer des animations comme des vidéos ou des photos. De plus, les participants peuvent discuter soit par visioconférence avec un exposant ou soit par le chat.
Les visiteurs, se baladent sur le salon virtuel comme sur un salon physique, ils se déplacent entre les stands et peuvent également assister à des conférences. Selon un planning les salles de conférence sont ouvertes pour accueillir des conférences. Les conférenciers interviennent en visioconférence et les participants y assistent depuis leurs supports avec une connexion internet (portable, ordinateur, tablette, etc.) Des salons de tous genres peuvent être organisés, immobilier, emploi, des franchiseurs cherchant à ouvrir de nouvelles franchises, etc.
Avant le salon virtuel
Avant d’organiser un salon virtuel interactif il faut mettre en place un rétro-planning. Ce dernier vous guidera tout au long de votre événement. Il vous aidera à tenir les délais et à avoir une vision globale de tous les points. Avec un rétro-planning vous gérez les invitations, la communication et la création des stands. La plateforme choisie doit être maîtrisée sur le bout des doigts afin que les exposants soient en confiance. Comme la plateforme la plus connu expopolis.
Pendant le salon virtuel
L’élément qui prime pendant le salon virtuel, c’est l’interactivité ! Les stands se doivent d’être attractifs, ils doivent proposer des actualités, des nouveautés (produits ou services) des jeux-concours. Le téléchargement de la documentation (brochure, catalogue, etc.), des vidéos de présentations des produits et également des liens vers le site marchand.
Après le salon virtuel
Remercier tous les participants, qu’ils soient venus sur le salon ou non en envoyant des mails et en préparant des messages sur les réseaux sociaux. Relancer par mail les visiteurs ayant laissé leurs coordonnées. Demander également des feedbacks et proposer un questionnaire simple, sur ce qui a été apprécié ou non. C’est un élément important à ne pas négliger pour faire le bilan du salon.
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Les exposants du salon virtuel
Tout comme le salon physique les exposants rencontrent les visiteurs, ils leur présentent leurs produits ou les services via une présentation multimédia.
Le premier avantage est qu’ils n’ont pas à se déplacer sur le lieu du salon et n’ont pas à investir dans des kakémonos, des brochures etc. Tous les éléments sont virtuels. Pour un visiteur intéressé, il suffira de prendre l’adresse mail afin d’envoyer toute la documentation de son entreprise.
Mais en même temps récupérer facilement les informations du prospect qui sont essentielles pour la suite du processus de vente. (En proposant de la documentation en ligne, il récupère l’adresse mail, le nom et la société pour du BtoB). Il est également possible de prendre des rendez-vous en physique après le salon pour approfondir certains points ou pour une présentation plus poussée.
Grâce aux salons virtuels interactifs, l’exposant se fait connaître auprès de nouveaux clients, il génère des leads et peut même vendre directement ses produits et services. De plus le public venant du monde entier, il peut augmenter son audience sans augmenter le coût de son investissement. Votre présence est un avantage de marketing et de communication non négligeable. Les salons virtuels interactifs sont un moyen d’obtenir un premier échange avec des leads afin de les transformer en prospects. Ces visites virtuelles peuvent être transformées en visites physiques et enfin en clients.
Cependant les exposants devront proposer des contenus pertinents pour faire sensation. Sinon les visiteurs ne porteront que peu d’attention à leurs stands. Ils doivent redoubler d’ingéniosité en proposant un stand attractif avec des jeux-concours, ou la présentation interactive de nouveaux produits et services.
Et pour les visiteurs l’avantage d’un salon virtuel
Les visiteurs ont l’avantage de ne pas avoir à se déplacer, ils peuvent visiter le salon depuis leur lieu de travail ou leur domicile. Tout comme un salon physique, il se balade entre les stands, discutent avec les exposants ou même entre eux. De plus, ils assistent aux conférences. Le salon virtuel leur permet de découvrir ou de rencontrer des fournisseurs. Grâce à la visioconférence, les exposants et les participants se voient et échangent en toute liberté.
Les frais de déplacement comme les exposants sont également réduits pour eux.
Le salon virtuel est un bon moyen pour les participants de se faire des contacts dans leur milieu sans avoir à se déplacer. C’est aussi un bon moyen de découvrir les nouvelles offres des professionnels dans leur secteur d’activité.
Le salon virtuel interactif du côté des organisateurs
Les coûts sont réduits pour toutes les parties prenant part à l’évent. Les organisateurs n’ont pas à louer un espace, tout se passe sur le logiciel. La gestion des stands est digitale, la personnalisation est sur mesure pour chaque client. Tous les frais liés à l’organisation du salon sont divisés par deux. Grâce aux web et aux outils technologiques, les solutions de salon virtuel interactif sont de plus en plus performantes. L’impact environnemental est moindre, en effet les participants n’ayant pas à se déplacer, ils réduisent les émissions de CO2 produit par les véhicules. Le salon virtuel interactif offre une expérience virtuelle inédite.
De plus, le salon virtuel interactif peut remplacer un salon physique qui serait annulé dû à des éléments extérieurs (comme la crise du COVID-19). Grâce à un simple logiciel la tenue d’un salon peut être assurée. Les exposants ont leur emplacement, les visiteurs peuvent se balader dans les allées et discuter avec exposants et les autres participants. Les conférences se transforment en webinar que tout un chacun peut suivre. Chaque élément de salon physique est transposé dans le virtuel.
Le plus incentive Development pour votre event
Le web a mis en marche un renouveau qui ne cesse de transformer les habitudes et l’événementiel. Très tôt Incentive Development a pris le tournant du digital et propose des solutions virtuelles à ses clients pour éviter l’annulation de leur événement physique. La gestion de ses événements est prise en charge par notre team de professionnels experts en la matière. De ce fait nous proposons à chaque client une solution sur mesure, quel que soit le type d’événement qu’il souhaite organiser. (salon en ligne professionnel, un webinar, une conférence, etc.) Après avoir récupéré toutes les informations relatives à votre event, nous faisons plusieurs propositions qui correspondent à votre besoin. Notre offre est évolutive et adaptable à tous les types de salons (immobilier, emploi, etc.)
Partout en France nous organisons des événements en ligne à destination du monde entier. Nous proposons aux participants et aux exposants une expérience virtuelle unique sur internet.
Ces outils sont un atout idéal pour votre marketing et votre communication, nous aiderons également à analyser vos KPI et vos feedbacks, que vous soyez exposants ou organisateurs. Nous serons à vos côtés de la mise en place de l’événement et bien après.
