Le prestataire technique pour une soirée d'entreprise
Le prestataire technique pour une soirée d’entreprise est l’un des points centraux à ne pas négliger pour la réussite de votre événement. Sur lui repose le succès de votre événement. Faisons un tour d’horizon des missions du prestataire.
Le prestataire technique pour une soirée d’entreprise : Le choix de la salle
Le premier point important dans l’organisation d’une soirée d’entreprise repose sur le choix de votre lieu. A la naissance de votre projet, le prestataire technique doit être au coeur de la réflexion de votre événement. Ce qui lui permettra de prévoir les contraintes techniques de votre événement. Lors du choix du lieu, il y a trois solutions :
La première situation est d’opter pour un lieu tout équipé. Pour ces lieux, le prestataire technique est la salle. Vous devez donc gérer avec les responsables du lieu toutes les prestations techniques. Avantage de cette situation : ils connaissent la salle et ses contraintes. Inconvénient : Vous ne pouvez pas faire jouer la concurrence, il est possible qu’il sous-traite. Exemple : Salles de concert, de théâtre, etc.
La deuxième situation est d’opter pour un lieu qui n’est pas équipé mais qui impose son prestataire. C’est une façon pour les responsables des lieux de maîtriser les intervenants et d’éviter les dégradations, entre autres. Inconvénients : Impossible de négocier, les prix peuvent être élevé et vous n’avez pas le choix du prestataire technique Exemple : Hôtels.
Enfin la troisième solution est de choisir un prestataire extérieur tel que Incentive Development. Ainsi vous travaillez en collaboration avec des équipes à votre écoute, qui prennent en compte les complexité techniques du lieu que vous aurez choisi, etc. Tout en vous proposant des solutions en adéquation avec votre projet. Incentive Development vous propose l’ajout d’un plan 3D à tous vos devis
Avantage : C’est la solution idéale pour le client, le pouvoir de négociation est plus important. De plus, l’agence pilote tout avec une équipe avec laquelle, elle est habituée. Tous les aspects de la prestation sont maitrisés. Inconvénients : Prestation impose des repérages précis pour la mise en place.
Il faut bien comprendre qu’un événement se fait obligatoirement avec un prestataire technique, qu’il soit imposé ou non. Il est le garant de la faisabilité d’un événement.
Exemple de plan 3D suite à un repérage
Les contraintes pour un prestataire technique
Un prestataire technique doit faire attention à de nombreux points dans l’organisation d’un événement quel qu’il soit.
Le budget :
Une des contraintes inévitable d’un prestataire technique pour une soirée d’entreprise c’est le budget. Il doit prendre en compte toutes vos demandes et tenter de les réaliser selon le budget que vous aurez fixé au préalable. Si le budget est conséquent il sera plus facile pour le prestataire de réaliser toutes vos demandes. Mais pour un budget plus serré, il faudra faire des compromis.
La sonorisation :
En ce qui concerne la sonorisation, prenons un exemple concret.Si vous faites appel à un orchestre par exemple, il faut vérifier si le lieu peut en accueillir un. Dans le cas où c’est impossible, un Disk Jockey sera donc la solution. De ce fait, selon le choix de l’animation musicale il faudra adapter la demande du client à la typologie du lieu choisi. Quand cela est le cas.
La sonorisation d’un événement ne prend pas seulement en compte la musique diffusée pendant la soirée d’entreprise. Mais aussi l’installation d’une régie, d’un kit de conférence, etc.
Autres éléments à prendre en compte par le prestataire technique pour une soirée d’entreprise
Le prestataire peut aussi s’occuper de la vidéo événementielle. Cette partie rassemble tous les éléments en rapport avec la projection de vidéo, des murs d’images, des mapping vidéo, ect.
La mise en lumière est tout aussi importante, elle donne une ambiance à un événement, délimite des espaces ou différentes sessions de travail par exemple.
LA SÉCURITÉ
Le prestataire technique pour une soirée d’entreprise doit évaluer le lieu, pour en connaître les accès, pour des questions de sécurité. Mais pas seulement, il doit aussi connaître les détails de la salle comme la distribution électrique, ce qui permet de mettre en place toutes les éléments, que ce soit la lumière, la sonorisation ou encore la vidéo. La sécurité est primordiale, aucun élément ne doit être laissé au hasard par le prestataire.
Le prestataire technique pour une soirée d’entreprise doit donc étudier avec minutie le lieu pour offrir une prestation de qualité. Il doit connaître parfaitement les lieux et les contraintes afin d’éviter toutes surprises de dernière minute. La prestation technique événementielle ne doit pas être négligée pour tous vos événements.
