L’importance du brief événementiel dans l’organisation de votre événement
Avant de vous lancer dans l’organisation d’un événement, il faut se poser les bonnes questions. Quel budget est alloué, combien d’invités, quel type d’événement, un cocktail dinatoire ou autre, alcool ou soft. Tant de questions auxquelles il faudra répondre. Le brief événementiel est donc là pour cadrer vos envies, votre idée, etc. tout cela en prenant votre budget en compte.
Le brief pour une agence événementielle
Lorsque vous contactez une agence pour un événement, il est important de lui donner tous les détails. Même ceux qui vous paraissent inutiles. Cela permet à l’agence de comprendre vos attentes et de pouvoir créer un événement à votre image. Si vous ne transmettez pas toutes les informations pour l’organisation de votre événement, ce dernier ne vous satisfera pas.
La présentation de votre entreprise
Pour que votre événement soit en adéquation avec les valeurs de l’entreprise, il est important que vous présentiez votre entreprise à l’agence que vous avez choisie. Ainsi, les chefs de projet, en charge de votre événement vous fourniront une prestation à la hauteur de vos attentes. Les différents lieux peuvent véhiculer des images diverses, avec une bonne présentation de votre entreprise, les chefs de projet vous trouverons les lieux adéquats et en concordance avec votre entreprise. Il en va de même pour les autres points du brief.
L’art du brief événementiel,ne doit en aucun cas être négligé. En effet sans ce brief il est impossible pour une agence de comprendre vos besoins et de vous fournir une prestation à la hauteur de vos attentes.
Pour un bon brief événementiel
Pour un bon brief événementiel et efficace il faut répondre en priorité à ces questions:
- La date : si vous n’avez pas encore une date précise, l’agence peut donc poser plusieurs options c’est à dire que le lieu est « réservé » pour plusieurs dates. Et lorsque vous avez enfin statué, les options sont levées sur les autres date.
- Le type ou le format : un séminaire, une soirée d’entreprise, un lancement de produit, un salon professionnel, un événement grand public, etc.
- Le budget : très important de fixer un budget dès le départ. Cela permet un premier niveau de cadrage dans les propositions que vous fera l’agence. De plus, le budget permet de chercher des salles qui entreront dans votre budget.
- Le lieu : un événement sur Paris, en province ou à l’étranger, demande des conceptions différentes et des prestation différentes. Le choix du lieu est donc important.
- Le nombre d’invités : ce paramètre élimine certaines salles du choix proposé.
Mais aussi…
- Le public : votre événement s’oriente vers un public externe à votre entreprise, ou est adressé à vos collaborateurs.
- Le choix de la restauration : un cocktail dînatoire, un repas assis, etc. ce paramètre est en lien avec le nombre d’invités. Il est clair qu’il ne faut pas commander pour 100 alors que vous avez invité près de 500 personnes. C’est pour cela qu’il est important de préciser le nombre d’invités.
- Le thème : si vous voulez que votre événement tourne autour d’un thème précis, il faudra le préciser afin que le lieu soit décoré aux couleurs de votre thème. Ainsi, vous plongez vos invités dans une ambiance spécifique. Vous pouvez par exemple organiser un événement écologique.
- Les animations : si vous avez choisis un thème précis, les animations doivent donc être en concordance avec ce thème. Le choix est vaste vous pouvez opter pour des animations digitales, des animations photos, vidéos. Vous pouvez aussi choisir de mettre en place des Icebreaker pour détendre l’atmosphère avant le début d’un séminaire par exemple.
- Le programme : que ce soit une soirée d’entreprise ou un séminaire, la mise en place d’un programme est essentielle.
- Les prestations techniques : une ou plusieurs interventions pendant l’événement, il faudra prendre en compte une sonorisation spécifique. Il en va de même si vous souhaitez une soirée dansante. Avec une agence événementielle comme Incentive Development qui possède son propre stock de matériel technique, ces questions sont réglées sans faire appel à un prestataire extérieur. Ainsi vos coûts de mise en place technique sont réduits.
