Des conseils pour organiser une soirée de fin d’année
La soirée de fin d’année est incontournable, que ce soit pour les écoles, les associations les ONG, les Clubs de sport mais également pour les entreprises. Organiser une soirée de fin d’année, n’est pas une chose simple il faut s’y prendre des mois à l’avance. Le mois de décembre est très chargé pour toutes les entreprises, c’est la raison pour laquelle le mois de septembre est idéal pour commencer ses premières recherches de lieux. Cependant il ne faut pas tarder à réserver un lieu dès que le choix est fait. Vous n’êtes pas les seuls à organiser une soirée de fin d’année. Alors comment organiser une soirée de fin d’année pour votre entreprise ? Nous vous donnons quelques conseils qui faciliteront votre travail.
Les objectifs d’une soirée de fin d’année
Une soirée de fin d’année n’est pas à prendre à la légère pour les organisateurs. Elle a des objectifs clairs. Selon les entreprises ces derniers sont différents. En voici quelques exemples, améliorer les relations et le moral des équipes, ressouder les relations. Faire le bilan de l’année et présenter les objectifs de l’année à venir. Finir l’année sur une bonne note et dynamiser l’équipe pour l’année suivante, etc. Ces objectifs déterminent les éléments importants pour organiser une soirée de fin d’année.
Le choix du jour de la soirée
Il faut choisir le bon jour comme nous l’avons dit précédemment le mois de décembre est chargé. Entre les dossiers à finaliser, les réunions de fin d’année et les bilans à remettre avant la fermeture annuelle. Bref, un grand nombre de raisons qui ne facilitent pas le choix d’une date précise. Pour éviter de choisir une date qui ne satisfera pas les collaborateurs, faites des sondages dans les différents services.
Un questionnaire proposant plusieurs dates permettra à chaque personne de choisir celle qui lui convient. Sachez que vous ne pourrez pas satisfaire tout le monde, il faudra donc choisir une date qui convient au plus grand nombre. De plus les jeudis et vendredis sont idéals. Par ailleurs si l’entreprise ferme pendant les fêtes de fins d’année, organiser la soirée le jour avant le départ des collaborateurs.
Lorsque la date est choisie, n’hésitez pas à envoyer les invitations à tous les collaborateurs et à mettre l’événement dans l’agenda de l’entreprise. Ainsi tous les collaborateurs auront accès à la date et pourront ajuster leurs vacances en fonction.
Envoyer un save the date même sans le lieu de l’événement afin de prévenir tout le monde, est important. Par ailleurs, c’est également l’occasion de demander les régimes alimentaires de chacun (allergies, restrictions, etc). Ce qui est important pour le traiteur.
Le budget pour organiser une soirée de fin d’année
Le budget est fait en fonction du lieu, du nombre de convives du traiteur, des animations, des décorations, de la prestation technique. En effet, tous ces éléments sont importants pour organiser une soirée de fin d’année. Le budget de votre soirée pourra être ajusté en fonction de vos besoins.
Le lieu et les animations
Vous pouvez surprendre vos collaborateurs avec un lieu atypique mais également en décorant vos locaux de fond en comble. En transformant vos locaux, ce qui surprendra vos convives. Le lieu dépend aussi d’autre éléments importants.
Le type d’événement : une soirée dansante, un buffet, un cocktail, un dîner assis, etc.
Le style du lieu : un hôtel, un rooftop, une péniche, un musée, un club, un lieu atypiques, un restaurant, etc.
Le nombre d’invités : afin de définir l’espace nécessaire.
Pour trouver le lieu de votre événement, nous vous proposons un moteur de recherche que nous avons mis au point afin de faciliter votre recherche.
Les animations sont indispensables, pour créer des liens et s’amuser. Les animations digitales, team building, etc sont incontournables. De plus, un DJ ou un groupe de musique pourront mettre le feu au dance floor et ambiancer la soirée. Des animations comme un photobooth, ou des jeux selon le thème (comme le casino) permettront à vos convives de s’amuser et de garder un souvenir inoubliable de cette soirée de fin d’année.
Le traiteur pour organiser une soirée de fin d’année
Le traiteur, prépare des mets délicieux pour vos convives. Comme précédemment indiqué il se conformera aux différents régimes alimentaires, vegan, végétarien, etc. Il vous concoctera un véritable repas de fête qui ravira tous vos invités. Par ailleurs si vous avez un thème de soirée, le repas pourra être préparé en fonction.
Organiser une soirée de fin d’année demande un travail particulier et de longue haleine. Pour une soirée réussie, il faut s’y prendre des mois à l’avance. Cependant pour faciliter votre travail, faire appel à une agence événementielle vous évitera de tomber dans un bon nombre de pièges. Et le travail d’organisation leur sera délégué. Il suffira de leur donner les éléments principaux et ils organiseront une soirée de fin d’année exceptionnelle. Notre agence est habituée et spécialiste des soirées d’entreprise. En fonction de votre budget et de votre demande, nous organiserons une soirée qui ravira vos invités.
