Coronavirus comment reporter ou annuler un événement ?
Coronavirus, comment reporter ou annuler un événement ?
Organisateurs, prestataires et participants, ce sont les personnes les plus importantes dans l’annulation d’un événement. Comme en 2018 avec les gilets jaunes, le coronavirus, forcent certaines entreprises à annuler leur événement. De nombreux événements ont déjà été annulés, de plus les rassemblements de plus de 5.000 personnes sont interdits, de plus que les rassemblements dans l’Oise sont également annulés. Un événement qui a été organisé depuis plusieurs mois peut être annulées à cause du Coronavirus. L’annulation d’un événement est tout aussi contraignant que son organisation.
En tant qu’agence événementielle nous nous occupons de tout. Lors de l’organisation de votre événement, vous avez signé un contrat qui prend en compte des prestataires. Ces prestataires, sont le lieu de l’événement, les prestataires des animations (si vous en avez), les fournisseurs comme le traiteurs. Les conditions d’annulation liés au contrat ne sont pas à négliger. Il y a des frais non remboursables, ou des frais qui sont remboursables, à différents degrés. Certains lieux préfèrent reporter un événement plutôt que l’annulation. Les frais sont moindre lors du report d’un événement plutôt que l’annulation.
Les fournisseurs et les prestataires
Après avoir pris la décision de reporter ou d’annuler un événement, il faut prévenir toutes les personnes qui gravitent autour de l’événement en commençant par les fournisseurs et les prestataires. Cependant il faut noter que les frais d’annulation augmentent à l’approche de l’événement. C’est le cas pour les lieux événementiels, qui ont des conditions d’annulation et de report rigides. Il faut donc identifier les engagements légaux spécifiés en cas d’annulation. Vous pouvez également, tenter une négociation, afin de réduire les coûts d’annulation ou de report. Les fournisseurs et prestataires sont parfois très compréhensifs et trouvent des solutions pour vous amoindrir les coûts. Dans ces cas une entente acceptable est la meilleure solution. Ca représente des commandes faits plusieurs semaines à l’avance, engendre plusieurs personne de l’humain.
Vous souhaitez une agence qui s’occupe de votre événement de A à Z ? Contactez-nous en remplissant le formulaire ci-dessous ou par téléphone au 09 81 33 45 74
Les participants
Il faut également les prévenir de l’annulation et du report de l’événement. Il est important que tous les participants de l’événement soient prévenus. Un e-mail en bon et dû forme pour prévenir de l’annulation ou du report de l’événement. Pour être sûr que tous les participants soient au courant, pensez à dire au manager des différentes équipes de l’entreprise.
En tant qu’agence nous menons les négociations pour nos clients et trouvons la meilleure solution financière. Reporter ou annuler un événement n’est pas une mince affaire, avec l’expansion de coronavirus, c’est encore plus compliqué. C’est pour cela que nous occupons de gérer tous les prestataires et les fournisseurs à votre place. Il est important de noter que plus la date approche plus les frais d’annulation sont élevés. Le temps c’est de l’argent ! Le report est la solution la moins onéreuse pour vous et votre événement peut avoir lieu à une date ultérieure.
