Comment organiser une assemblée générale à distance ?
Contraint de se réinventer devant la Covid 19, l’assemblée générale d’entreprise traverse le tout-numérique. La numérisation d’un événement professionnel ne reste pas un simple produit de crise. Organiser une assemblée générale d’entreprise à distance ouvre de nouveaux horizons tant aux entreprises qu’aux sociétés. Ce moyen d’échange par correspondance, soutenu par la loi et un décret, accorde aux membres de l’assemblée le droit de voter avec des outils en ligne, sans contrainte d’une présence physique. Privilégiant des contenus de marque, l’événementiel à distance devient aujourd’hui un média à part entière.
Pour votre assemblée générale de société à distance, sortez des sentiers battus et prenez part à quelque chose de différent avec notre conseil. Découvrez comment la visioconférence très haute définition peut permettre de faire des économies à votre entreprise.
La captation vidéo pour digitaliser une assemblée générale d’entreprise
La captation vidéo vous permet d’enregistrer les informations sonores et visuelles de votre événement à distance en un format numérique. Vous obtiendriez une qualité optimale de vidéo grâce à des outils qui s’adaptent à différents contextes d’utilisation. Durant la visioconférence, ils vous serviront de données de référence pour la mise en ordre de vos procès-verbaux, vos prises de décisions et vos comptes rendus.
Captation vidéo dans vos locaux : pour un événement hybride
Le principe d’un événement hybride s’appuie sur le mélange des participants qui y assistent en présentiel et à distance. Une assemblée générale hybride nécessite ainsi une séquence d’échanges et de contenus vidéo pré-enregistrés. Entre l’art de l’événementiel, la technologie électronique et la télécommunication, un nouveau concept donne une place privilégiée aux assemblées générales aux moyens des outils de visioconférence.
Captation vidéo
Grâce à la possibilité de vote par correspondance et de consultation à distance, des sociétés aux statuts différents peuvent bénéficier de la tenue des assemblées générales en ligne. Tous les membres ont droit à être informés de la date de l’événement au moyen d’une convocation par courriel électronique. De droit ou de fait, les membres du conseil administration ont également le droit de voter et de prendre des décisions par voie de correspondance lors d’une assemblée générale de société.
Par rapport à l’assemblée générale hybride, il convient d’étudier les modalités de présence que vos membres choisissent. Chacun des actionnaires ou du conseil d’administration de la société a le droit d’assister aux assemblées aux moyens d’une présence physique ou d’une présence virtuelle.
Dès lors, il faut que votre système électronique soit configuré pour autoriser les communications avec les membres à distance via un réseau sécurisé. La captation vidéo dans vos locaux se doit donc de s’harmoniser avec du live moyennant un tournage vidéo et des techniques numériques de retransmission
Assemblée générale d’entreprise en plateau TV
Le système de diffusion d’un événement en plateau TV repose sur une régie vidéo multi-caméras. Ce qui signifie que la captation vidéo de votre événement se réalise avec l’assistance de plusieurs caméras. Ici, les interactions des membres se déroulent simultanément avec l’assemblage des images qui se fait en live.
Le public pourra ainsi accéder à l’événement qui sera projeté en direct sur un écran de diffusion. Vous n’avez pas droit à l’erreur face à cet enjeu du numérique, de l’électronique et de la télécommunication. Cette mesure innovante ouvre la porte, de plein droit, aux sociétés possédant des statuts juridiques différents et des modalités d’actions variées.
Outre sa fonctionnalité novatrice, le plateau TV ajoutera une touche de design à votre assemblée générale à distance. Cette option configurable et variante vous laisse profiter de diverses animations graphiques et de divers fonds virtuels de choix, réglés au seul but esthétique. Sa mise en œuvre facilite aussi l’accès à des documents qui sont difficiles à retenir comme les représentations graphiques statiques, le rapport de vérification annuelle des comptes ou les procès-verbaux d’un vote électronique.
Créer une plateforme de diffusion pour votre assemblée distancielle
A tout moment, après le dispatching de convocation à chaque actionnaire, vous pourrez procéder à la création de votre plateforme de correspondance événementielle.
La tenue d’une assemblée générale à distance peut s’effectuer sur tout site web ou réseau social accessible à tous les comptes des participants. La version digitale d’un événement joue ainsi un rôle clé pour mener des actions concrètes à votre business plan, vos activités marketing ou votre stratégie de social média.
Il est primordial de définir en amont la date de la tenue de l’assemblée sur la plateforme participative. Il s’agit donc de la date prévue pour sa tenue, mentionnée dans la convocation. Pensez également au délai suffisant pour la pratique avant de commencer.
Vous pouvez ensuite passer à l’organisation des outils d’interaction pour la visioconférence. L’exercice consiste à l’administration des flux de diffusion tout en offrant des contenus de qualité : images, documents textes, vidéos, animations graphiques etc.
Bien optimiser la durée d’une assemblée générale d’entreprise digitale
Pour maintenir en éveil l’attention des participants, la tenue d’une assemblée générale à distance ne doit pas dépasser deux heures. Lors d’une assemblée en ligne, les membres ont de difficulté à se concentrer plus longtemps que dans une session tenue en présentiel. Après une longue durée de visioconférence, les membres de votre conseil d’administration seront facilement distraits par des stimuli extérieurs.
A cet effet, il convient de se référer au temps estimé pour votre ordre du jour : le contenu, les interactions, les présentations vidéo et les prises de parole en direct de chaque actionnaire. Pour les assemblées du conseil d’administration des sociétés, il est important de prévoir du temps pour présenter des documents comme le rapport des comptes de l’exercice, ainsi que le rapport du vote électronique ou vote par correspondance. Vous avez le droit de déterminer le délai nécessaire pour votre assemblée à distance en fonction de vos statuts, votre ordre du jour et vos actions prioritaires.
La mise en pratique de ce principe est conseillée après une consultation au préalable de formulaire de vote par correspondance. Ce qui va donc générer, aux membres de votre société, plus de temps libre pour vos analyses de décisions. Organiser des assemblées à distance vous accorde un délai supplémentaire pour la consultation des documents de votre société que ce soit avant ou après la prise de décision des actionnaires.
Vote par correspondance, procès-verbal, rapport de décisions ou rapport de réunion, peu importe ce que vous prévoyez, vous en serez équipés. La performance interactive est au programme aux moyens de la combinaison de l’électronique avec la numérique et la télécommunication.
Dès lors, il faut que votre système électronique soit configuré pour autoriser les communications avec les membres à distance via un réseau sécurisé. La captation vidéo dans vos locaux se doit donc de s’harmoniser avec du live moyennant un tournage vidéo et des techniques numériques de retransmission
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Assemblée générale digitale d’entreprise interactive
Une assemblée générale à distance doit s’effectuer d’une façon ludique et captivante afin de sortir de l’ordinaire. Cet événement de prestige mérite une considération spéciale que ce soit pour fidéliser vos actionnaires, vos copropriétaires ou vos clients. Au moyen des techniques numériques et électroniques, ses interactions visent à faciliter la prise de décision des membres de l’assemblée.
Incentive Development - agence événementielle digitale
Les solutions digitales pour un public participatif
Pour réussir la virtualisation d’une assemblée générale, il est indispensable d’adopter une stratégie pointue suscitant la participation du public. Vous devrez donc savoir équilibrer contenus et interactions afin de captiver vos participants. Le vote électronique et le rapport seront également pris en compte.
Une méthode simple et ingénieuse, le module de chat vous aide à encourager le public à participer sans prise de parole. Ce moyen de communication rapide laisse place aux échanges immédiats et vous donne un aperçu d’ensemble sur les avis des participants. Vous pourrez en procurer un degré élevé de correspondance entre votre communauté, vos collaborateurs ou vos actionnaires.
Vous avez aussi la possibilité de vous inspirer du sondage, du Quiz ou du Q&A pour créer une parfaite interactivité des programmes durant la réunion de vos actionnaires. Ces éléments vous servent de support d’informations efficaces pendant et après vos assemblées en visioconférence.
Ils vous permettent d’accéder automatiquement à la consultation du formulaire électronique contenant les Q&A ou le vote de chaque membre. Ce sera un brin provocateur pour soulever un nombre infini de réponses dans une assemblée à distance. Voilà une manière high-tech d’optimiser une session digitale de votre société.
Dès lors, il faut que votre système électronique soit configuré pour autoriser les communications avec les membres à distance via un réseau sécurisé. La captation vidéo dans vos locaux se doit donc de s’harmoniser avec du live moyennant un tournage vidéo et des techniques numériques de retransmission
Assemblée générale distancielle : l’importance des tests en amont
Certains aspects techniques devront être réglés avant la date de votre réunion à distance mentionnée sur convocation. Avant la tenue de votre événement à distance, prenez le temps de présenter vos matériels sur la plateforme. Assurez-vous tout d’abord de la conformité du système sonore et visuel avec les outils de diffusion. Vous pouvez continuer vos vérifications en évitant toute incohérence pouvant conduire à une vidéo saccadée ou un bug sur l’internet. Une technique bien adaptée vous laisse tenter une expérience qui vous rapproche de vos actionnaires.
L’administration des décisions prises par les actionnaires s’effectue via un système électronique lié aux comptes des membres. Faute d’être réglés, les problèmes de connexion et la panne électronique risquent à nuire la mise en œuvre du vote par correspondance et l’interaction des membres.
Après l’exercice de vérification, assurez-vous que les problèmes électroniques soient réglés de sorte que votre consultation par correspondance soit réajustée aux besoins des membres. Il faut que les transmetteurs et les récepteurs soient réglés sur le même canal électronique et sur les mêmes comptes de réseau social.
Une séance de test à distance vous permet de vérifier la fonctionnalité et la compatibilité de vos contenus avec la plateforme destinée à la tenue de l’assemblée générale. Ordinaire ou extraordinaire, une assemblée générale quelle qu’elle soit doit faire l’objet d’une organisation sans faille en amont. Pour éviter tout risque des couacs le jour J, ce type d’événement nécessite un planning précis dans l’optique de réaliser ses objectifs.
Des sociétés aux statuts différents interagissent aujourd’hui avec leurs membres au moyen de la visioconférence. Dénichez sur notre site un meilleur conseil et une meilleure idée d’interactions pour vos assemblées générales de société. Que vous soyez une société de type SARL ou SAS, tout est pensé de façon à répondre aux attentes de vos membres. Servez-vous de notre savoir-faire sur l’art de l’événementiel au profit de votre société.
