Comment organiser une soirée de gala ?
Organiser une soirée de gala, ce n’est pas à prendre à la légère, cela demande une grande organisation et un bon paramétrage des éléments. Tout doit être cadré au millimètre, rien doit être laissé au hasard. Bien entendu les imprévus peuvent toujours arriver et pourtant il faut savoir parer à toute éventualité. Une soirée de gala, doit suivre un fil conducteur spécifique afin que tout soit planifier. Une agence événementielle vous permet de gérer tous les éléments. Le thème de la soirée de gala guide le choix du lieu, afin qu’il soit approprié. De plus, le choix du lieu doit être en concordance avec les valeurs de votre société et doit ressortir une image positive de l’entreprise.
Pourquoi organiser une soirée de gala ?
Pour organiser une soirée de gala, il faut un occasion spéciale. Par exemple, lancer un nouveau produit, se faire connaître, fêter un événement particulier, une soirée de fin d’année. Le choix est vaste et dépend de ce que vous souhaitez faire ressortir lors de cet événement. Une soirée de gala, c’est aussi montrer à ses collaborateurs l’importance de leur place au sein de l’entreprise, si la soirée leur est destinée. De plus, pour vos clients c’est montrer que vous faites des événements hors du commun.
Votre soirée de gala doit également marquer les esprits, afin que vos convives soient honorés et heureux de participer à l’événement de cette envergure. Car notons le bien, une soirée de gala est un événement prestigieux, élégant et distingué.
Les éléments importants pour l’organisation d’une soirée de gala
Une soirée de gala se passe habituellement dans un lieu prestigieux, le choix est donc primordial pour être en accord avec cette idée. Cependant il ne faut pas oublier que le lieu doit également refléter vos valeurs. Il est très important de choisir un lieu qui rassemble ses deux idées. Par ailleurs, le lieu choisi doit pouvoir accueillir le nombre d’invité attendus. Attention, il ne faut pas choisir un lieu trop grand car si l’espace est trop important les invités auront la sensation d’être dans un espace vide. Il faut donc opter pour un lieu qui peut accueillir tous vos invités sans qu’il soit perdu dans la salle. Le soirée de gala est un moment d’échange entre collègue, il serait dommage que ces derniers ne puissent pas être dans une atmosphère propice à ces échanges.
Le traiteur est très important pour ces soirées de gala, étant un événement prestigieux, la restauration se doit d’être à la hauteur. vous devez donc proposer à vos invités des mets et des boissons de qualité, qui doivent de plus correspondre au thème choisis. Il faut aussi être attentif au diverses préférences des invités, le choix doit comporter des menus, végé, vegan, halal, etc.
L’importance de la technique dans l’organisation d’une soirée de gala
Une soirée de gala rassemble un grand nombre d’élément technique, que ce soit de la mise en lumière, de la sonorisation, des éléments vidéos etc. Une soirée de gala commence habituellement par un discours pour remercier les invités. Pour cela il faudra une bonne sonorisation des lieux et la mise en place de lumière pour éclairer le personne qui prononcera le discours.
De plus, une soirée de gala est toujours accompagnée de musique et d’une ambiance selon le thème choisi, ainsi la sonorisation est très importante. Par ailleurs le jeu de lumières se doit d’être en concordance avec le thème et les couleurs principales. La sonorisation ne doit pas être trop volumineuse afin de pouvoir laisser les invités discuter entre eux et participer aux animations sans avoir à crier pour se faire entendre.
Petits détails de grande importance
Certains petits détails ne sont pas à négliger. Comme s’attacher des services d’un photographe professionnel. Vos invités auront grâce à lui un souvenir de l’événement.
L’invitation, doit être aux couleurs de l’événement, elle doit contenir la date, le lieu, le thème ainsi que le programme des festivités. Vous pouvez choisir entre une invitation classique reçue dans la boîte aux lettres ou une invitation électronique. Ce dernier choix est personnalisable à l’infini, et l’ajout de médias tels que des photos et des vidéos pour mettre en vie votre invitation.
Le choix du lieu doit être proche de tous transports afin que les invités y accèdent facilement.
Un fil conducteur clair et précis, c’est grâce à ce dernier que la soirée se déroulera sans encombre (en théorie).
