Webinaire, comment digitaliser un séminaire

Le séminaire est un incontournable dans la vie d’une entreprise, qu’il soit destiné aux collaborateurs ou aux prospects. Les événements épidémiques de ces derniers temps ont forcé une réinvention de l’événementiel à travers le digital pour garantir la continuité des activités des entreprises. Les solutions digitales sont dans ces moments les outils à choisir pour maintenir les objectifs. Nous tenterons dans cet article de vous expliquer comment digitaliser un séminaire afin d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

La digitalisation d’un séminaire c’est la mise en place d’un webinaire. Il peut s’adresser aux collaborateurs de votre entreprise ou à des prospects qualifiés, ayant effectué tout le parcours utilisateurs en ayant par exemple téléchargé un livre blanc ou autre. 

C’est le moment de les transformer en clients grâce au webinaire, dans lequel ils trouveront les réponses à leurs questions ou pourront en poser directement grâce au chat. C’est donc un échange non négligeable pour votre entreprise. Pour vos collaborateurs l’objectif sera différent, vous pourrez leur proposer des formations en ligne, des réunions de travail, etc. Il faudra également préciser si le webinaire, s’adresse à votre agence de Paris, celles en province, ou à tous les éléments de l’entreprise.

Ensuite il faut choisir le thème, il se doit d’être vendeur afin d’attirer de l’audience vous pouvez par exemple présenter un cas client. Ainsi, vos produits seront présentés en action. 

Pour vos prospects la conférence dure de 30 min à 1h, pendant lesquelles ils écoutent la présentation de vos produits de vos services et de vos nouveautés ou encore suivent une formation. Après ce temps d’écoute ils peuvent vous poser des questions et exposer leurs idées et leurs réflexions.

Fixer la date et l’heure de votre webinaire

La date de votre webinaire est très importante. Il faut éviter les lundis et les vendredis qui sont souvent des journées chargées ou des départs en week-end. Il est plus judicieux de choisir un mardi ou un jeudi. Par ailleurs, l’heure est également importante les débuts et les fins d’après-midi sont préférables, 13h et 17h. 

Créer une page dédiée

La page dédiée s’appelle la landing page, sur laquelle les participants trouvent toutes les informations relatives à l’organisation de l’événement. Cette page présente le thème, le contenu du webinaire, les intervenants (s’il y en a) leurs réseaux sociaux et ceux de l’entreprise et des partenaires, la date, l’heure et la plateforme utilisée pour participer à la conférence. De plus, la page devra être aérée, structurée avec des illustrations et surtout un bouton d’inscription.

La communication 

En amont, pendant et après l’événement il faudra communiquer sur le site et les réseaux sociaux. Ceux de l’entreprise et des intervenants et des partenaires, afin d’atteindre une plus grande audience. Bien sûr, seulement s’il s’agit d’un webinaire ouvert au public. Les mails sont également importants, un mail de rappel quelques jours avant l’événement, un mail de confirmation après l’inscription et enfin un mail de remerciements et l’accès au replay. Pour finir n’hésitez pas à mettre un petit questionnaire afin d’obtenir des feedbacks et des idées pour améliorer les prochains séminaires en ligne. Vous montrez ainsi l’attention que vous portez à vos participants et leur opinion. Pour réussir à digitaliser un séminaire, il faut une communication parfaite.

Les intervenants 

Le choix des intervenants est primordial, ces derniers doivent connaître sur le bout du doigts les produits qu’ils présentent, la formation qu’il propose, ou autres. Ils doivent répondre parfaitement aux questions qui seront posées à l’issu de la présentation. C’est une stratégie à mettre en place en amont du webinaire. Ces intervenants de votre équipe devront être à l’aise face à la caméra. Le choix ne doit pas être fait au hasard.

L’espace et le matériel 

Lors de l’organisation d’un webinaire peu d’espace est nécessaire quel que soit le type, une formation, la présentation d’une nouvelle solution, etc. La location d’un espace événementiel n’est pas nécessaire pour organiser un webinaire, une salle de votre entreprise peut être utilisée. Cependant vous aurez besoin d’un matériel adéquat et de qualité, afin d’effectuer la transformation de la pièce qui accueillera le webinaire. Pour commencer, il faut une ou plusieurs caméras, des lumières et du matériel de prise de son. À cela peut s’ajouter d’autres éléments comme des fauteuils, une table basse, etc. si la salle n’est pas équipée afin de créer une atmosphère cozy. En tant qu’agence événementielle et prestataire technique nous nous occupons de la gestion des équipements de votre webinaire. Notre équipe vous accompagne dans la digitalisation de vos évents et l’installation de votre salle sur mesure.

Comme nous l’avons dit précédemment un événement digital quel qu’il soit est un avantage non négligeable pour votre entreprise. En effet, un webinaire permet de rassembler sur une seule plateforme un grand nombre de participants que ce soit vos collaborateurs à travers la France ou le monde, ou des prospects. Ainsi vous aurez une hausse de votre audience. 

Le webinaire vous permet de proposer plus de contenu à votre public, grâce aux différents supports, vidéo, audio, image, power point, etc. 

Le séminaire en ligne répond à des enjeux de durabilité, les informations de votre webinaire seront accessibles partout et tout le temps si vous le souhaitez. C’est donc un véritable outil marketing, de communication et de management. Le webinaire est aussi un moyen d’être reconnu en tant qu’expert de son secteur d’activité et d’accroître sa notoriété.

L’expérience humaine est très importante en événementiel, elle se doit d’être positive afin que vos participants gardent un bon souvenir de vos événements et deviennent des ambassadeurs de votre entreprise. Pour digitaliser un séminaire, il faut donc passer par la mise en place d’outils interactifs comme des sondages, des quiz, un ou plusieurs votes en direct, un chat, ou encore un nuage de mots clés qui changent tout au long du webinaire, ces idées sont très utiles pour obtenir une expérience positive. Ainsi les participants sont intégrés au séminaire, ils donnent leur point de vue et posent les questions qu’ils souhaitent. L’interactivité est au coeur du processus de création d’engagement et de lien de votre événement. La digitalisation de vos événements est très importante pour rester au top. Pensez à choisir un modérateur, en back office il pourra gérer les outils interactifs et modérer les questions. 

Le webinaire est outil de marketing digital non négligeable comme nous l’avons vu c’est un moyen d’attirer de nouveaux clients qualifiés. Le webinaire vous permettra de suivre l’engagement donc le taux de participation, le nombre d’inscrits et la localisation du public. Vous aurez des données quantifiables pour élaborer un suivi des prospects. Pour ceux qui n’auraient pas pu suivre le webinaire en direct mais qui souhaite accéder au replay, un formulaire leur sera proposé avant d’y accéder. Ainsi vous augmentez votre nombre de prospect bien après l’événement. C’est idéal pour le management de vos collaborateurs, afin de diriger vos prochaines actions marketing. 

En tant qu’agence événementielle nous vous accompagnons les entreprises dans le processus d’organisation de webinaire et des différents événements digitaux. A l’affût de l’innovation, des outils web et de digitalisation, nous vous proposons de nouvelles solutions pour améliorer votre présence digitale. Notre équipe mettra en place avec votre aide une stratégie adéquate pour votre événement. Nous vous fournirons le matériel nécessaire pour effectuer un webinaire de qualité, que soit le son, la lumière, la vidéo, etc. grâce à notre plateau / studio TV webcast sur Paris et notre parc de matériel. Nous nous occuperons de l’organisation et de la gestion de votre événement de A à Z. Si votre séminaire est pour vos collaborateurs, vous pourrez proposer un team building digital comme le visio l’escape game. 

Pour l’organisation de tous vos évents à Paris ou en province contactez-nous, un devis vous sera proposé en 24h.