5 bonnes pratiques pour organiser un événement digital en 2021
Un concept innovant visant à faciliter la stratégie de communication, la digitalisation est devenue incontournable et inhérente aux entreprises. La tendance épidémiologique a d’ailleurs entrainé un degré limité de liberté dans l’organisation événementielle. Face à la Covid 19, organiser un événement digital permet aux entreprises d’optimiser la communication et la performance des échanges. Ce virage vers le digital vous aide également à améliorer vos processus marketing des médias sociaux et commerciaux.
Cette année, privilégier la transformation numérique et le marketing événementiel sera une issue favorable pour booster votre rentabilité. Nous proposons à votre entreprise 5 bonnes pratiques pour garantir la réussite de vos événements digitaux pour 2021.
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Durée d’un événement digital : la meilleure stratégie
Une fois que vous avez défini les objectifs, les cibles ainsi que la nature de votre événement, pensez à fixer la date. Il est à noter qu’un événement digital vit avant, pendant et après la date fixée pour sa tenue. Ce qui signifie que la visibilité de vos évents et l’accès à vos contenus sont maintenus dans la durée. Les évènements digitaux contribuent à votre développement social média et marketing tout en permettant de joindre en temps réel votre audience cible.
Quelle plateforme de diffusion pour votre événement en ligne
Mise à part la crise, le télétravail suscite de plus en plus l’intérêt du média. Comme celle de l’atelier de formation en ligne, son interaction est généralement basée sur la visioconférence. Bon nombre d’outils en ligne existent aujourd’hui pour diffuser divers événements digitaux : Google meet, Zoom, Jisti Meet, Webex, Teamviewer, Skype…
Elles facilitent l’organisation de vos collaborateurs en télétravail et l’intégration de vos clients dans un réseau unifié. Le service de réseaux sociaux comme Facebook live vous permet également d’organiser une formation à distance pour vos collaborateurs ou une nouvelle émission en direct pour vos clients.
A l’intention des professionnels, les réseaux sociaux comme linkedin vous accordent d’interagir avec vos collaborateurs en ligne. Cette expérience vous aide à livrer instantanément des idées et des conseils pour renforcer votre équipe dans la réalisation du travail. Linkedin live déploie aussi des fonctionnalités vidéo nécessaires à l’exécution de votre business plan.
Avant de choisir un de ces outils, vous devrez dans un premier temps vous référer à l’activité de votre entreprise, au nombre de participants et à votre budget. L’enjeu est de savoir quelle technologie numérique adopter pour votre type d’événement digital.
Cette visée plus large stimule l’amélioration de performance pour votre entreprise en termes de visibilité sociale. Elle met en cohérence stratégie marketing et communication qui revêtent une grande importance aux yeux de vos collaborateurs et de vos clients.
Que ce soit en visio ou streaming, chaque plateforme de diffusion propose à votre entreprise un univers virtuel différent. Chacune d’entre elles vous laisse configurer à votre guise les options de diffusion, de partage et d’enregistrement de vos évents.
Le contenu : élément essentiel de votre événement digital
Un événement digital réussi et apprécié de tous résulte d’une organisation focalisée sur des contenus exclusifs et multimédias. Il convient ainsi de porter une attention particulière sur le contenu, le format et l’audience. Ces éléments mesurent le développement digital, social et commercial d’une entreprise. Différents outils dédiés à la mise en place de ce système sont disponibles sur le web.
La vidéo : le média parfait pour dynamiser votre contenu
Au cours d’un événement en ligne, les sessions de tous les participants sont en format vidéo codées avec des normes standards. Vous pouvez les exploiter aussi bien pendant qu’après votre séance de communication digitale. Vos médias feront émerger de nouvelles opportunités sociales tant à Paris que partout en France et dans le reste du monde.
Diffuser des interviews lors d’un événement en ligne
Une plateforme événementielle vous donne aussi la possibilité d’y gérer les inscriptions, préparer des questions et collecter les réponses adéquates. Vous pourrez ainsi diffuser le Jour J des interviews inédites menées auprès des intervenants. Cette nouvelle technique contribue efficacement à la mise en œuvre d’une stratégie digitale adaptée pour votre séminaire live.
Intégration d’intervenants avec la visioconférence
Pour mettre en communication les intervenants lors d’un événement live, ils seront intégrés dans une salle de conférence virtuelle préalablement réservée. Par contre, avec les logiciels cités ci-dessus, il suffit de choisir les correspondants dans votre carnet d’adresses. Vous pouvez pour la suite créer un alias pour la réunion. Avec un débit de connexion suffisant, les participants seront mis en communication en cliquant sur le bouton « appeler en visio » ou « Rejoindre une réunion ».
Le motion design : un outil parfait pour un événement digital
Quand on parle d’événement digital, on fait référence à des animations ponctuelles réalisées au moyen de technologies numériques. Misant sur la motion design, vous mettrez la barre haute en matière de projection de données.
Les entreprises recourent aujourd’hui à cette nouvelle animation graphique pour mettre en avant leurs produits et leurs services.
Première Pro, Illustrator, Photosphop, After Effects, Cinema 4D… Autant de logiciels avec lesquels vous pouvez créer de vidéo en motion design pour vos événements.
Création de clip en motion design
L’interactivité : élément n°1 pour réussir votre e-evenement
Vous devrez garder en tête que votre événement sera évalué en fonction de la participation des intervenants. Grâce à son interactivité et son aspect ludique, il procurera une expérience événementielle enrichissante. Une réunion ou une conférence digitale bien organisée sera un bon point pour renforcer votre image de marque. Nuage de mot, quizz ou module de chat ? A vous de définir l’ambiance qui vous laissera le sourire aux lèvres.
Nuage de mots
Pour dégager les tendances de votre audience et créer une émulation immédiate auprès des collaborateurs, misez sur le Nuage de mots. De par cette animation numérique, vous pouvez impressionner vos intervenants avec les mots qui leur viennent à l’esprit, autour d’un sujet donné. Cette pratique est idéale pour détendre les réfractaires au digital et pour laisser libre cours à la parole. Des logiciels comme WordCloud et Beekast peuvent vous assister dans la création de Nuage de mots pour vos événements live.
Quiz
Le Quiz constitue sans doute un avantage pour se démarquer et pour rendre les interventions plus interactives. Durant un webinar, poser des questions à choix multiples sera judicieux pour faire participer tout le monde. Eval&Go et RGPD friendly sont des logiciels permettant de créer aisément des Quiz pour vos événements en ligne.
Module de chat
Une méthode de communication efficace, le module de chat permet d’échanger et de poser une réflexion sans devoir prendre la parole. Une fois les participants en relation, vient l’interactivité du programme via le système de chat ou un logiciel pour messagerie de groupe.
Accompagnement agence : choisir la bonne agence digitale
On peut déduire de ces différentes étapes que digitaliser un événement n’est pas une mince affaire. Pour organiser un événement en ligne réussi, le hasard n’a pas sa place, car c’est incomparable à un événement physique.
Le déroulement d’un évent digital exige un ajustement approfondi des contenus, une technique de pointe et une stratégie de communication adaptée. Organiser un webinar nécessite ainsi un travail de longue haleine, de bonnes réflexions et des outils performants.
Pour votre événement professionnel à distance, vous pouvez compter sur la contribution d’une agence spécialisée, de la préparation à la réalisation. Ils vous laissent tirer parti des conseils d’experts et des idées fraîches pour digitaliser votre entreprise.
Que ce soit pour mettre en place un travail d’équipe à distance ou un atelier de formation en ligne, vous y serez servi.
Pionnier de l’événementiel digital, Incentive Development propose un accompagnement personnalisé aux entreprises pour leurs événements. Toute l’équipe de l’agence travaille jour et nuit pour vous réaliser un événement à la hauteur de vos attentes ; qu’il s’agisse d’une réunion, séminaire, conférence, salon, lancement de produit ou tous autres évents que vous souhaitez digitaliser.
Notre agence digitale avance des idées originales et pertinentes au monde de l’événementiel. Vous Dénichez chez nous les meilleurs conseils pratiques pour organiser vos évents digitaux cette année. Nous possédons une expérience large pour accompagner différentes catégories de clients
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Aspects techniques
Faire appel à une agence experte en marketing événementiel vous accorde un réseau spécialement sécurisé. Avec l’assistance des outils de communication innovants, soyez sûr du succès de votre événement 2.0. Vos collaborateurs pourront ultérieurement accéder à distance aux données grâce à d’outils numériques de titrage, d’enregistrements et d’indexation automatique de vos contenus.
A l’heure du numérique, un des défis pour les entreprises est de savoir comment maintenir des hauts standards de performance. Cela repose sur l’exploitation de la technologie digitale au service de l’événementiel. La mise en place d’une nouvelle formation numérique confère aux entreprises des réseaux de communication pratiques. Ce système fonctionne non seulement pour vos contacts sociaux, mais aussi pour une organisation unique de contrôle de travail.
Quelles que soient les privations liées à la crise de la Covid 19, cette année, la digitalisation ouvre des perspectives d’avenir à la communication d’entreprise. A Paris, en France et partout dans le monde, organiser un évent digital vous rapproche de vos collaborateurs et de vos clients qui sont loin.
